Come scegliere un sistema di videoconferenza per una sala riunioni?

I recenti cambiamenti delle abitudini e delle metodologie di lavoro e la diffusione sempre più crescente di modalità innovative, come smart e remote working, hanno generato nelle aziende il bisogno di garantire la continuità delle attività anche a distanza, mettendo a disposizione di dipendenti e collaboratori la possibilità di connettersi con i propri colleghi in qualsiasi momento.

Oggi più che mai, infatti, il tema della riprogettazione del lavoro, intesa anche come miglioramento degli ambienti corporate e delle tecnologie a disposizione del personale, si trova al primo posto tra gli impegni a cui le imprese devono far fronte per intraprendere quei processi di digitalizzazione che stanno trasformando gli uffici contemporanei in Hybrid Workplaces, sintesi definitiva tra spazi di lavoro fisico e digitale.

L’obiettivo principale è quello di offrire ai professionisti strumenti avanzati che semplifichino l’interazione e favoriscano la creazione di hub di collaborazione dinamici ed adattabili ad ogni esigenza, a partire dalle sale riunioni, fulcro di ogni ufficio, che devono essere dotate di tecnologie in grado di rendere ogni incontro un’esperienza piacevole e produttiva.

Per migliorare il lavoro in team e la condivisione delle informazioni, l’elemento che non deve assolutamente mancare in una meeting room tecnologica e funzionale è un sistema di videoconferenza, progettato in base alle esigenze specifiche del proprio business.

Ma quali sono le variabili da considerare nella scelta del sistema di videoconferenza per sale riunioni più adatto?

Una videoconferenza è un momento di incontro virtuale tra più persone connesse tramite un sistema, o terminale, di videoconferenza online che permette a tutti i partecipanti di scambiare informazioni in tempo reale. Mediante l’utilizzo di un software specifico è possibile condividere i contenuti da mostrare (presentazioni, slide, infografiche, video, etc.), oltre ai device collegati (webcam, microfoni, pc, tablet, etc.). La videoconferenza, quindi, avviene attraverso un canale audio, che consente ai presenti di ascoltare e parlare, e un canale video, grazie al quale è possibile vedere gli altri partecipanti o visionare i file di cui si sta discutendo.

Nel corso degli ultimi anni, le piattaforme di webmeeting, come Zoom, Google Meet e Microsoft Teams, hanno conosciuto un enorme sviluppo e oggi sono considerate un asset fondamentale per la buona riuscita di ogni digital conference.

Per le aziende, infatti, i vantaggi dell’utilizzo delle videoconferenze come luogo di incontro virtuale sono molteplici:

• risparmio economico, in quanto viene azzerata la necessità di onerosi spostamenti e trasferte;
• semplicità, dal momento che la maggior parte delle applicazioni per videoconferenze consentono una velocissima integrazione con i calendari e le rubriche personali e rendono possibile organizzare un meeting in pochi click;
• efficacia, in quanto le funzionalità di presentazione avanzate dei programmi per videoconferenza possono rendere la riunione più stimolante e interattiva;
• versatilità, poiché i partecipanti possono collegarsi ovunque si trovino e da qualunque device.

La videoconferenza, infine, è un ottimo mezzo per organizzare webinar professionali e appuntamenti formativi interessanti, anche destinati ad un gran numero di partecipanti. Le lezioni in videoconferenza, infatti, rappresentano una modalità di apprendimento straordinaria, sempre più diffusa ed utilizzata, perché risulta facilmente accessibile ed estremamente coinvolgente.

La progettazione e l’allestimento di una sala riunioni digitalizzata hanno come scopo quello di garantire lo svolgimento di meeting in cui tutti i partecipanti possano collaborare ed interagire in tempo reale ed in modo semplice ed immediato.

Come visto in precedenza, per raggiungere questo obiettivo è possibile affidarsi a device di ultima generazione, tecnologie audio e soluzioni video, progettati per migliorare connettività e condivisione.

Per rendere possibile la partecipazione anche da remoto e favorire una rapida condivisione delle informazioni, è necessario, innanzitutto, implementare un sistema di video conferencing, che, al massimo della configurazione, può arrivare a comprendere videocamere HD, webcam, tablet, microfoni e amplificatori. Un’infrastruttura informatica performante e affidabile, infatti, è il requisito essenziale per predisporre uno spazio di lavoro ibrido, digitale, aperto e dinamico, che risulti versatile e funzionale per qualunque tipo di attività o lavoro in team.

Ma quali sono le funzionalità e gli aspetti critici più comuni da considerare per la scelta dei componenti di un sistema di videoconferenza per una sala riunioni tra le tantissime soluzioni presenti sul mercato?

Il primo e più importante fattore di cui tener conto sono le dimensioni dell’ambiente: per garantire un’esperienza audio e video di qualità a tutti i membri del team, incluse le persone connesse da remoto, è necessario studiare accuratamente lo spazio per individuare la migliore configurazione in base alla capienza della stanza.

Il secondo elemento sono le specifiche tecniche dei dispositivi video e audio. La trasmissione video, infatti, non può essere affidata alle webcam tradizionali o a quelle integrate dei pc portatili, soprattutto nel caso di presentazioni importanti. La scelta dovrebbe ricadere su telecamere con almeno una risoluzione HD 1080p o 4K. Per quanto riguarda la qualità dell’audio, si dovrebbe optare per videocamere con un array di microfoni intelligenti integrati. Anche funzioni come la correzione automatica della luce, i grandangoli e lo zoom, che consente di avvicinarsi ai partecipanti, inquadrandoli in primo piano o condividendo il dettaglio di un determinato contenuto, sono ritenute di grande importanza e ampiamente richieste.

Per le sale riunioni di piccole dimensioni, la connettività plug-and-play è una caratteristica che rende l’utilizzo del sistema di video conferencing rapido ed intuitivo, mentre, per meeting room di dimensioni importanti, la soluzione ideale è selezionare una videocamera che possa essere impostata e controllata manualmente, di solito attraverso un ulteriore device come un telecomando o una tastiera.

Come terzo punto, è assolutamente fondamentale che tutti gli interlocutori possano parlare ed essere sentiti chiaramente nel corso dell’intera riunione. In genere sono necessari diversi microfoni, il cui numero varia sempre in base all’ampiezza dello spazio. Ad esempio, i microfoni per sale conferenze con un raggio di ripresa di 360° possono captare perfettamente la voce di chiunque, indipendentemente da dove sia seduto. Alcuni modelli di cuffie, inoltre, sono dotati di microfoni che sopprimono automaticamente il rumore di fondo, per un ascolto ottimale.

Infine, per l’allestimento di una sala riunioni altamente tecnologica e professionale, si può scegliere anche un sistema di videoconferenza all-in-one: una soluzione preconfigurata, modulare e completa, come ad esempio la gamma Rally di Logitech, che comprende videocamera, altoparlanti, microfoni, hub da schermo e da tavolo, telecomando e diversi accessori. Semplici da configurare, sia in modalità USB che appliance, estremamente versatili e dal design elegante, questi sistemi migliorano l’esperienza dei partecipanti grazie ad una qualità video cinematografica, all’intelligenza artificiale, che rileva i movimenti delle figure umane per adattarsi alle dinamiche della riunione e garantire una messa a fuoco costante, e ad un audio cristallino calibrato automaticamente per evitare qualunque tipo di interferenza.