Office Technology e Hybrid Workplace:
progettare ambienti di lavoro per il benessere digitale

Tutti conosciamo o abbiamo sperimentato in prima persona l’impatto che la pandemia ha avuto sul mondo del lavoro. L’emergenza ha dato origine a nuove esigenze, modalità di svolgimento delle operazioni e accortezze riguardo la salute e la sicurezza delle persone.

La tecnologia ha contribuito a soddisfare la maggior parte di queste necessità e  ha consentito ad una parte sostanziale della forza lavoro di andare oltre i confini dell'ufficio tradizionale. Questa accelerazione tecnologica ha portato innumerevoli vantaggi a tutti i professionisti che si sono trovati a dover lavorare da casa o da remoto: la possibilità di comunicare in modo immediato, di reperire e condividere facilmente dati e informazioni, di mantenere organizzazione e produttività attraverso l’uso di dispositivi e strumenti digitali.

Oggi è quindi possibile connettersi istantaneamente e svolgere le proprie task da qualunque luogo, ma gli spazi di lavoro fisici rimangono comunque importanti perché il confronto diretto tra le persone è necessario per generare idee e lavorare in modo organico.

Con il supporto della tecnologia stiamo assistendo ad un cambiamento radicale degli uffici a favore di modalità di lavoro innovative e più produttive. Attraverso piattaforme digitali, videochiamate e messaggi istantanei, infatti, non è mai stato così facile collaborare, anche da remoto.

Per questo i luoghi di lavoro contemporanei devono necessariamente intraprendere un processo di digitalizzazione che li trasformi in Hybrid Workplace, sintesi definitiva tra spazio di lavoro fisico e digitale.

L’obiettivo è quello di mettere a disposizione dei professionisti strumenti tecnologici che favoriscano l’interazione tra chi si trova in presenza e chi lavora da remoto, creando uno spazio di collaborazione aperto, dinamico e adattabile ad ogni esigenza.

Diversi studi, tra cui una recente indagine di Ricoh Italia, evidenziano come i dipendenti delle imprese del nostro Paese vorrebbero disporre di tecnologie in grado di supportare nuove modalità operative, ma le aziende spesso faticano a stare al passo con le esigenze in continua evoluzione.

Spetta ai leader delle organizzazioni valutare i vantaggi e i benefici resi possibili da questo percorso di upgrade, progettando infrastrutture IT idonee per il proprio business, che incrementino la produttività, ma che favoriscano anche l’adozione di sane abitudini in merito all’utilizzo dei device.

Da una recente indagine condotta da Deloitte, i cui risultati sono consultabili nel rapporto Global Human Capital Trends 2021, emerge inoltre che l’80% dei quasi 9.000 intervistati, tra CEO e dirigenti d’azienda, ha indicato il benessere dei dipendenti come fondamentale per il successo della propria organizzazione.

La pandemia ha gettato nuova luce sull’importanza del tema e ha aumentato la consapevolezza delle conseguenze che si generano quando questo parametro viene messo a rischio.

Le aziende hanno dunque intrapreso azioni immediate per convogliare le risorse verso la sicurezza e la salute dei lavoratori, ma al tempo stesso hanno visto emergere la necessità di riprogettare le operazioni interne in modo da poter supportare le nuove modalità di lavoro in loco e a distanza.

I tre principali obiettivi della trasformazione digitale, infatti, sono proprio il miglioramento della qualità, l’incremento dell’innovazione e l’aumento del benessere. I responsabili devono garantire che le tecnologie, i flussi di lavoro e i processi che li integrano siano progettati ed eseguiti in modo da promuovere la soddisfazione dei dipendenti.

Pertanto, le aziende che si stanno muovendo in questo senso dovrebbero considerare un piano d’azione che coinvolga tutti i livelli dell’organizzazione: individuale, collettivo e organizzativo.

• Individuale: i lavoratori dovrebbero contribuire alla progettazione di ambienti tarati sulle proprie necessità, partecipando allo sviluppo di politiche flessibili, che bilancino i bisogni individuali con quelli del team e dell'organizzazione.

• Collettivo: il potere dei team deriva dal fatto di connettere le persone per liberare le loro capacità collettive. Per arrivare a questo è necessario che i membri del team comprendano le esigenze di benessere di ogni individuo per creare un ambiente in cui ognuno possa sentirsi a proprio agio e massimizzare la produttività.

• Organizzativo: i leader hanno la responsabilità non solo di investire per promuovere il benessere, ma anche di impegnarsi a mantenerlo e di considerarlo importante quanto qualsiasi altro fattore che influisca sui profitti.

La flessibilità è un requisito sempre più importante per il workplace di oggi e i dipendenti delle aziende hanno la necessità di poter usufruire di soluzioni che permettano di operare e di collaborare sia in ufficio che da remoto.

Dopo due anni di restrizioni, il modo di lavorare è cambiato e continua a evolversi. I professionisti si aspettano che le aziende guidino questa trasformazione in modo concreto proprio a partire dalla riprogettazione dell’ufficio tradizionale. Realizzare ambienti di lavoro tecnologici ed interconnessi è ora fondamentale perché gli Hybrid Workplace caratterizzeranno il prossimo futuro. Concentrarsi oggi su questo ambito significa investire per aumentare la produttività, la soddisfazione dei clienti, la reputazione del marchio, l’innovazione e l’adattabilità.

Un percorso che può essere intrapreso a partire da alcuni step essenziali come, ad esempio, la configurazione di nuove postazioni operative o di meeting room altamente tecnologiche, attrezzate, pratiche e multifunzionali, progettate appositamente per rispondere a specifiche esigenze di business.

Il benessere dei lavoratori si rispecchia infatti in quelle che sono le caratteristiche principali di un Digital Workspace:

• Accessibilità
• Semplicità
• Collaborazione
• Condivisione
• Intelligenza

Attraverso l’uso di display interattivi, monitor di grande formato, software di condivisione e sistemi di videoconferencing di ultima generazione, il Digital Signage è la soluzione ideale per implementare nei luoghi di lavoro un potente strumento di comunicazione, che favorisca una più efficiente coordinazione e migliori la collaborazione tra tutte le risorse.