Office Technology: come digitalizzare una sala riunioni?

Nell’arco degli ultimi due anni, al fine di adeguarsi alle nuove esigenze di aziende e professionisti, si sono verificate significative trasformazioni nelle abitudini e nelle metodologie di lavoro, che hanno accelerato soprattutto i processi di digitalizzazione delle aziende.

La diffusione del remote working, in particolare, ha evidenziato la necessità di garantire la continuità del lavoro anche a distanza. Pertanto, la possibilità di connettersi con i propri colleghi o collaboratori, da qualunque luogo ed in qualsiasi momento, è diventata la nuova normalità.

Dai diversi studi analizzati, emerge come le aziende stiano concentrando la propria attenzione sulla riprogettazione del lavoro, intesa anche come miglioramento degli spazi e delle tecnologie a disposizione dei dipendenti.

Questo processo di digitalizzazione sta contribuendo alla trasformazione degli uffici contemporanei, che si stanno evolvendo per assumere le caratteristiche di Hybrid Workplaces, sintesi definitiva tra spazi di lavoro fisico e digitale.

L’obiettivo principale è quello di offrire ai professionisti strumenti tecnologici che favoriscano l’interazione e la creazione di spazi di collaborazione aperti, dinamici e adattabili ad ogni esigenza. 

Per questo le imprese hanno bisogno di progettare infrastrutture IT idonee per il proprio business che incrementino la produttività, ma che favoriscano anche l’adozione di nuove abitudini in merito all’utilizzo dei device.

Per allestire una meeting room efficiente e funzionale il primo fattore da considerare è come verrà utilizzata.

La sala, infatti, potrebbe essere destinata esclusivamente ad un uso interno, ovvero ospitare i dipendenti dell’azienda che si riuniscono ad esempio per un’assemblea, per discutere dello sviluppo di un nuovo progetto o semplicemente per fare il punto sugli obiettivi da raggiungere ed organizzare il lavoro.

In questo caso, lo spazio dovrebbe essere concepito in maniera tale da favorire la concentrazione e la creatività; agevolare i partecipanti permettendo loro di condividere facilmente i propri documenti con gli altri; stimolare la discussione e lo scambio di idee; essere distensivo e rilassante, ma al contempo mettere a disposizione tutti gli strumenti tecnologici necessari allo svolgimento delle diverse attività.

Un'altra esigenza potrebbe essere quella di destinare lo stesso spazio agli incontri con clienti e fornitori. In questo caso, la sala riunioni, oltre ad essere comoda e funzionale, deve rappresentare un ambiente professionale ed accogliente per far sentire le persone a proprio agio, ma anche essere in grado di stupire e comunicare un’identità aziendale ben precisa e di successo.

È importante, inoltre, che il luogo adibito a sala riunioni sia sufficientemente ampio e ben organizzato, per favorire il movimento delle persone che andrà a ospitare, ben illuminato e, se possibile, in una parte dell’edificio facilmente raggiungibile ma, al contempo, lontana dalle zone più affollate, in modo da non disturbare lo svolgimento degli incontri.

Una volta definiti il design degli interni e l’arredamento, è fondamentale soffermarsi sulla scelta delle tecnologie per dare vita ad un ambiente smart e digitalizzato.

Lo scopo di una sala riunioni digitalizzata è garantire lo svolgimento di meeting in cui tutti i partecipanti possano collaborare in modo immediato ed interagire facilmente.

Per raggiungere questo obiettivo è possibile affidarsi a diversi dispositivi, tecnologie audio e soluzioni video, progettati per migliorare connettività e condivisione.

Le innovative tecnologie Digital Signage, tra cui display professionali di grande formato o touchscreen, come le Lavagne Interattive Multimediali, permettono al team di collaborare in modo facile ed intuitivo, condividendo documenti ed informazioni, lavorando a più mani contemporaneamente sullo stesso progetto, effettuando aggiornamenti e modifiche in tempo reale.

I dispositivi smart signage, che possono essere organizzati anche in combinazioni dall’alto impatto visivo come Videowall o Ledwall, offrono un’esperienza di visualizzazione ottimale per qualsiasi tipologia di contenuto e una perfetta visibilità da ogni angolazione ed in ogni condizione di illuminazione.

Schermi interattivi come le lavagne multimediali sono device dal design user-friendly, facili da connettere ed utilizzare, con funzionalità pensate appositamente per facilitare l’operatività e il lavoro in team, nonché il salvataggio dei progetti, l’archiviazione o l’invio degli stessi.

Per favorire la partecipazione da remoto è possibile implementare sistemi di videoconferencing di ultima generazione, che comprendono videocamere HD, webcam, tablet, microfoni e amplificatori, dalle configurazioni versatili e adattabili a spazi di qualsiasi dimensione.

Audio, video ed infrastrutture informatiche performanti ed affidabili sono quindi il requisito essenziale per allestire una sala riunioni altamente tecnologica che possa rappresentare uno spazio di lavoro ibrido, digitale, aperto e dinamico.