Digital Workplace: come aumentare il benessere nelle sale riunioni digitali?

Il concetto di "Digital Workplace" si riferisce all'insieme di tecnologie, processi e operazioni che consentono ai professionisti di svolgere le proprie attività lavorative in modo efficace e collaborativo, avvalendosi di strumenti digitali e piattaforme online.

In un mondo sempre più connesso e globale, il Digital Workplace rappresenta, infatti, una risposta alle esigenze di flessibilità e mobilità delle aziende che, con l’obiettivo di garantire il benessere di dipendenti e collaboratori, stanno investendo nella creazione di ambienti di lavoro virtuali, accessibili ovunque ed in qualsiasi momento.

Questi hub digitali includono una vasta gamma di tecnologie, come hardware, applicazioni software e dispositivi mobili, che possono migliorare l’esperienza degli utenti e la comunicazione in tempo reale tra i membri di un team, indipendentemente dalla loro ubicazione fisica.

In questo articolo, trattiamo il tema del benessere all'interno dei luoghi di lavoro e, in particolare, delle sale riunioni digitali, analizzando come tecnologie di ultima generazione possano contribuire alla creazione di un ambiente rilassato e produttivo.

Le tecnologie di ultima generazione, come i display professionali, i monitor touchscreen di grande formato, le piattaforme collaborative, i sistemi di videoconferenza e quelli di comunicazione integrata, rappresentano l’elemento chiave di ogni Digital Workplace.

Tuttavia, sebbene questi strumenti altamente tecnologici contribuiscano a facilitare lo scambio di informazioni e le attività di gruppo, le aziende si trovano a dover affrontare ancora diverse sfide per garantire ai propri dipendenti un’esperienza di lavoro positiva e soddisfacente.

In particolare, una delle problematiche che più comunemente emergono nel corso dei meeting è la mancanza di coinvolgimento e di partecipazione attiva da parte dei presenti. A causa di fattori come la distanza fisica di chi è collegato da remoto o la limitata interazione visiva, infatti, molte persone si sentono meno motivate ad intervenire, sperimentando cali di attenzione e mancanza di concentrazione.

Per evitare questo tipo di inconvenienti, le imprese devono progettare attentamente gli ambienti di lavoro, avendo cura di scegliere l’infrastruttura tecnologica più adatta al proprio business, ma tenendo sempre presenti i bisogni e le esigenze dei professionisti che andranno ad usufruirne.

Una delle soluzioni più innovative per migliorare l’esperienza nelle sale riunioni digitali, ad esempio, è la videoconferenza immersiva, che consente di creare ambienti virtuali in cui i partecipanti possono sentirsi come se fossero presenti fisicamente nella stessa stanza. Questa tipologia di videoconferenza si basa sull’utilizzo di telecamere 360 gradi, microfoni direzionali e display ad alta definizione, che permettono di dare vita ad un’esperienza estremamente realistica e coinvolgente. Attraverso l’impiego di sistemi di videoconferencing di ultima generazione, infatti, i professionisti possono interagire tra loro in modo più naturale e spontaneo, favorendo un clima positivo e collaborativo.

Un altro mezzo per incrementare il benessere e la partecipazione durante gli incontri è l’utilizzo di strumenti di collaborazione digitali innovativi,  come i display touchscreen e le Lavagne Interattive Multimediali, che consentono ai partecipanti di lavorare sui documenti in tempo reale, facilitando la condivisione di informazioni e l’intervento immediato sui file che vengono presentati. Le LIM, in particolare, possono contribuire a prevenire la stanchezza visiva e mentale durante le riunioni più lunghe ed impegnative, favorendo la comprensione e la memorizzazione di dati complessi e consentendo agli utenti di lavorare in modo più efficace e strutturato, anche su diversi progetti contemporaneamente.

Allo stesso modo della tecnologia, anche l’interior design gioca un ruolo fondamentale nella creazione di un Digital Workplace virtuoso dove i professionisti possano collaborare e comunicare in modo efficace e produttivo.

Le sale riunioni, ad esempio, rappresentano spazi cruciali, in cui si discutono progetti, si condividono idee e si prendono decisioni importanti. Una corretta progettazione dell’ambiente può rendere lo svolgimento delle attività più piacevole e proficuo, migliorando al contempo l’esperienza complessiva degli utenti.

Il primo aspetto da considerare nella progettazione di meeting room digitali e tecnologiche è, infatti, la loro funzionalità. Una sala riunioni pratica ed efficiente deve poter soddisfare le esigenze dei professionisti che ne fanno uso, mettendo a loro disposizione soluzioni tecnologiche così come arredamenti ergonomici e confortevoli, che consentano loro di muoversi liberamente o di stare seduti comodamente per ore. Le sedie dovrebbero essere regolabili in altezza e dotate di supporti lombari e braccioli, mentre i tavoli dovrebbero essere di dimensioni adeguate e modulabili per adattarsi alle esigenze dei partecipanti agli incontri. Lo spazio, inoltre, deve essere dotato di una buona illuminazione, per permettere a tutti di lavorare senza affaticare gli occhi.

Dal punto di vista estetico e decorativo, una delle soluzioni più richieste del momento è l’installazione di pannelli di lichene stabilizzato, che possono essere utilizzati come elemento di design per arricchire l’ambiente e conferire alla stanza un aspetto più “green” ed esclusivo.

Il lichene stabilizzato è un materiale naturale e sostenibile, che non richiede manutenzione e non emette alcun tipo di sostanza nociva. Grazie alle sue proprietà, i pannelli di lichene stabilizzato possono assorbire l'umidità e migliorare la qualità dell'aria, riducendo la presenza di polveri e allergeni. Versatili e con infinite possibilità di personalizzazione, possono essere posizionati su pareti, soffitti e divisori tra diverse aree, contribuendo a creare un ambiente più sano ed accogliente che favorisce il benessere psicofisico. In particolare, l'inserimento di pannelli di lichene stabilizzato all'interno di una sala riunioni può avere numerosi benefici. La presenza di un elemento naturale, oltre ad offrire una soluzione estetica originale ed elegante, può aiutare a creare un'atmosfera più rilassante e distensiva che facilita la concentrazione e la creatività. Inoltre, il lichene stabilizzato può concorrere a ridurre il livello di rumore all'interno della stanza, migliorando la qualità dell'acustica e permettendo di svolgere riunioni più efficienti e produttive.

In ogni caso, il design delle sale riunioni dovrebbe riflettere l'identità dell'azienda, creando un ambiente coerente e accogliente per i dipendenti, in linea con l’immagine e i valori del brand.

Il corretto allestimento delle sale riunioni rappresenta, quindi, un elemento cruciale nella creazione del Digital Workplace. Sale riunioni funzionali e tecnologicamente avanzate possono favorire la collaborazione e la comunicazione, aumentare la produttività e migliorare l'esperienza complessiva dei dipendenti. Per questo, è importante che le aziende investano nella progettazione e nell'arredamento degli spazi comuni, con l’obiettivo di dare vita ad un ambiente di lavoro digitale efficace e produttivo.